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ToDoリストはもう古い!タスク管理はTrello使ってカンバンで!

簡単にカンバン方式でのタスク管理をご紹介します!やらなければならないこと、実行中のこと、完了していることが簡単に一覧化できるので本当におすすめのタスク管理ツールです。

カンバン方式タスク管理とは

タスク管理といえばToDoリストを活用しているという方が多く、カンバン方式で行うタスク管理は馴染みがないという人も少なくないのではないでしょうか。

タスク管理に、「かんばん方式の原理原則」を取り入れたものをかんばん方式のタスク管理と言います。

かんばん方式の原理原則は、

  • 見える化:異常・変化・変更の見える化、価値の見える化、生産性の見える化、情報と知恵の共有
  • 整流化:一個流し(シングルタスク)、一列待ち
  • 平準化:負荷の平準化、能力の平準化
  • 学習:PDCAサイクル、源流管理(リーン・スタイル)

引用(https://www.consultsourcing.jp/)

私が実際に作成したカンバンです。

一旦ブログネタというところは置いておいて以下の3つに注目してください。

  • ToDo(するべきことを貼っておく)
  • Doing(実行中のことを貼っておく)
  • Done(完了したことを貼っておく)

これらのエリアに付箋(タスク)を貼って状況に応じて付箋を移動(ToDo→Doing→Done)視覚的にタスクを簡単に管理することができるのがカンバン方式の素晴らしいところです。

Trelloの紹介

Trelloとは

Trelloとは一言で言えば無料で使えるカンバンツールです。(https://trello.com/

簡単にアカウントを発行でき、Trelloを使って何をしたいのかに答えていくとはじめのボード(カンバン)がいつのまにかに作成されているという親切っぷり!

簡単にタスクの追加ができる

直感的な操作で即座にカード(タスク)が作成できます。

タスクがあっても管理するのが複数の操作を要求するものであったりして、面倒なものであると、あとで追加しよう。。となって結局忘れて追加しなかった(それすら覚えていない)なんてことよくありますよね。

でもカンバンを使用すれば、あれやらなきゃ!って思いついたらサクッと追加できるので、忘れてしまう心配はありません。

もちろん詳細情報も設定可能で、各タスク内の作業であったり、期日を設定することができます。

タスクの状態管理も直感的!

ToDo状態から実行中、完了とタスクの状態を管理するもの超簡単にできちゃいます。

ToDoから実行中に状態を変えるときにいちいちポチポチ入力して状態を変化させるのって大変じゃないですか?

ドラッグ&ドロップで簡単に移動できるのでサクサク管理できて、また、状態がきちっと管理されているタスクたちを見るのがなんだか気持ちいです!!

ラベルをつけて細分化できる

タスクにはラベルをつけることができ、自分のルールで更に細かく分けることができます。

私は重要度、緊急性をラベルに設定していて、ぱっとカンバンを見ただけでどれをやるべきか、というのを即座に把握できるようにしています。

その他、仕事、遊び、家事などで色分けしてもいいかもしれませんね♪

Trelloの良いところ・残念なところ

実際に使ってみて感じた良かったところ残念なところを紹介します。

良いところ

  • カンバン方式のタスク管理ツールが無料で簡単に使える
  • チームでボードを共有できるのでプロジェクト管理にも使用できる
  • スマートフォンアプリもあり、PCでもアプリでも同じタスクを管理できる

カンバン方式のタスク管理ツールが無料で簡単に使える

カンバン方式で自分のちからでタスクを管理しようとしたら模造紙かホワイトボードを用意して、付箋をペタペタ。。。といったように物理的に用意していく必要があります。エクセルにオブジェクト貼り付けて・・・はもう想像もしたくない。

Trelloを使えば簡単に気軽に作成することができるので気になった方はぜひボードを作成してみ見てください!

チームでボードを共有できるのでプロジェクト管理にも使用できる

システム開発でいうところのアジャイル開発でよく使われるのですが、チームのタスクをカードとして上げていって、みんながその中から選んでタスクをこなしていく。そして終わったら完了にステータスを変えて、次のタスクに取り込んだり、他のメンバの停滞しているタスクのサポートに回る。このようにカンバンを使えばチームのタスクマネジメントも用意になるでしょう。

全体のタスクとその状況が把握できるカンバンはチームでのタスク管理にかなり向いていますよ!

スマートフォンアプリもあり、PCでもアプリでも同じタスクを管理できる

各OSのアプリストアからダウンロードしてみましょう。かなーり便利ですよ。

どこにいても、Trelloはすべてのデバイスと常に同期されます。バスで移動中もビーチでくつろいでいるときも、チームとコラボレーションできます。

あれやりたいな!なんて帰りの電車で思いついたらそのままスマホのアプリにちゃちゃっと追加してあげるだけ。あとは家のPCでチェックすると当たり前ですが、追加されています。

いつどこでも同じタスク管理ツールに気軽にアクセスできるのはこの上なく便利で必要なことだと思います。

残念なところ

  • 大きいタスクの下に紐づく小さなタスクのような作り方ができない
  • 色によってラベルの順番が決まっていて変えられない

大きいタスクの下に紐づく小さなタスクのような作り方ができない

例えば「カレーをつくる」という大きなタスクがあります。そのなかには、「食材を買う」「食材を切る」、「食材を火にかける」、「皿に盛り付ける」などというその大きいタスクに紐づく細かいタスクが存在します。

  • カレーをつくる
    • 食材を切る
    • 食材を火にかける
    • 皿に盛り付ける

これらの小タスクたちはかれーを作るに紐付いて作成していところですが、Trelloではそのようにタスクを作成できません。

下記の様に同じレベルのタスクが4つという作成方法になってしまいます。

  • カレーをつくる
  • 食材を切る
  • 食材を火にかける
  • 皿に盛り付ける

もしくは

  • カレーをつくる

というカードを作成し、中のチェックリストに記載するという方法も取れます。しかし、これは小タスクについてボードを見たときに見えなくなってしまっているため一覧性にかけるためイマイチです。

上記のように中のチェックリストで管理はできるものの。。。。ボードでカレーをつくるのタスクをみてみると、小タスクが表示されず管理には不向き。

色によってラベルの順番が決まっていて変えられない

ラベルの並び順は変えられません。変えられてもいいですよね?!変えられるものだと思いますよね!?かえられないんですよこれ。

ホントは重要度を順番に並べたかったんですけど、致し方なくこんな感じになってしまいました。

タスクはドラッグアンドドロップで簡単に移動できるのに!!なんて不便!!!!

さいごに

今回はToDo、タスクをカンバン方式で管理する方法とそのツールであるTrelloを紹介しました。

タスク管理手法としてはかなりおすすめの方法ですので、ぜひぜひ使ってみていただきたいです!

私は以下のようボードのジャンルを分けました。

  • ブログに書きたいこと・書く予定のこと
  • ToDo(直近やること)
  • Doing(実施中)
  • Done(完了)

自分でボード内のジャンルも設定できるので、公式のサンプルを参考に自分のスタイルに合わせて好きなようにカスタマイズしてみてください。