手帳?まだ使ってるの?Googleカレンダーを導入する5つのメリット

2017/05/28

Googleカレンダーを使いはじめて6年以上経ちましたが、もう便利すぎて紙の手帳を使う気にはなれません。長年使い続けている私の目線で、Googleカレンダーを導入するメリット、デメリットを紹介します。

Googleカレンダーを導入するメリット

早速いってみましょう!私が思うメリットです。特に赤字で書いてあるものが便利です!!

  • アクセス性が抜群(即同期)
  • 複数予定の一覧化
  • 共有カレンダーとして使える
  • タスクも一元管理
  • 外部カレンダー連携

アクセス性が抜群

ネットでの管理の良さは何と言ってもこれです。家からPCで予定作成、出先でスマホで更新、職場で確認・削除。Googleカレンダーに登録した予定は即座に同期されるので、どこからでも、1つのカレンダーにアクセスできます。 あなたはもう、手帳を持ち歩く必要はないんです。

複数予定の一覧化

予定の種別ごとにカレンダーを作成しておくことで、色分けする事ができ、ひと目で今日は何の予定があるのかが分かります。もちろん1つのアカウントと紐付けておくことで、1つのGoogleアカウントで一元管理が可能です。 私の場合、プライベート、仕事、共有カレンダ2つで4つのカレンダーで管理しています。

  • 下記画像は外部カレンダを取り込んだ一例ですが、この様にどのカレンダーの予定か、ひと目で予定が分かります。

色ペン?もう必要ありません。

共有カレンダーとして使える

設定でアカウントを指定してカレンダーを共有させることができます。権限を共有する各アカウントごとに設定でき、管理者権限~閲覧権限まで様々用意されています。共有カレンダーを使用する用途は下記のようなものでしょうか?大学の部活で導入したのが共有カレンダーを使い始めたきっかけですが、練習日程、練習場所、練習内容等を一度に更新できるので、とても便利でした。

  • 仲の良いメンバーでのカレンダー
  • 恋人とのカレンダー
  • 職場での会議等のカレンダー(考えたくもない)
  • 部活、サークル等の予定のカレンダー

あまりおすすめできませんが、大学の部活で共有カレンダーとして使っていた際には、共有カレンダー用のアカウントを用意し、皆でそこにログインして管理していました。この方式でないと、承認が面倒だったり、カレンダーに表示されない人がいたりしたので、苦肉の策です。セキュリティ上おすすめはできません。 連絡をとる必要はありません。そう、Googleカレンダーならね。

タスクも一元管理

Googleカレンダーの画面からタスクも一元管理することができます。もちろん、期限を設定したタスクは、カレンダーに表示されます。階層化なども可能で結構便利なので、利用してます。

 

 

外部カレンダー連携

一般公開されている外部のGoogleカレンダーを取り込むことができます。「複数予定の一覧化」の紹介では、ももいろクローバーZ関連のカレンダーを取り込んで表示させています。    

Googleカレンダーを導入するデメリット

導入するデメリットを頑張って考えてみました。

  • ケータイorPCでアクセスしなくてはならず、会議の場などで確認しづらい
  • 紙の手帳を使用している場合、転記する必要があり、二度手間になってしまう
  • セキュリティ上の問題

ケータイorPCでアクセスしなくてはならず、会議の場などで確認しづらい

職場や、環境によっては大いにあるかもしれません。営業職の人も影響しそうな気がします。 会議中に「あ、ちょっと確認します」とケータイ触りだした日にはブチ切れられるなんて環境のひとがいるかもしれませんし、お客様の前でケータイいじって予定確認するとかが失礼になったりするかもしれません。私の環境では一切そういうのはありません(多分…)ので、問題なく使用できます。 こういう環境は導入する一番の障壁になりそうですね。(´;ω;`)

紙の手帳を使用している場合、転記する必要があり、二度手間になってしまう

ケータイなんていじれねぇけどGoogleカレンダー使いたいぜ!!って方は紙手帳+Googleカレンダーの併用になります。しかしソレって、かなりめんどくさいです。 紙 ⇔ Googleカレンダー を常に手動同期する必要があります。ここで漏れたら予定のダブルブッキングが発生してしまい、大問題です。 両刀使いは自信の有る方のみにしましょう…

セキュリティ上の問題

当たり前のことですが、アカウント情報が流出したら全ての情報が流出します。 それだけではなく、カレンダーの共有設定で、「 このカレンダーを一般公開する 」というオプションがあり、それを有効にしておくと、カレンダーが全て公開されてしまいます。 利用されている方はこれを気に公開されていないかチェックしてみては…?

まとめ

私の考えるグーグルカレンダーを利用するメリットは5つありますが、特に3つを推したいです。

  • アクセス性が抜群(即同期)
  • 複数予定の一覧化
  • 共有カレンダーとして使える

紙の手帳にも良さが有りますし、シーズンになるとふらっと販売コーナーに立ち寄ってみたりしますが結局続かないですよね、紙の手帳って。Googleがなくなったらもう生きてけないくらいどっぷりGoogleのサービスを利用していますが、そのなかでもグーグルカレンダーは欠かせない1つとなっています。 次回があれば、共有カレンダーや、カレンダーの使い分け、ios、androidでどのアプリを使っているかなど紹介できればと思います。 それでは。